Maior produtividade e organização: a tecnologia gratuita que está auxiliando a rotina do novo normal das empresas

O momento nos exige agilidade, ou seja, termos habilidade de criarmos e respondermos as mudanças. É preciso lidar com a incerteza e o ambiente turbulento para, por fim, ter sucesso. E para que consigamos evoluir neste contexto, as organizações precisam apostar cada vez mais na inovação e isso não se trata apenas de tecnologia e sim de ser curioso, de buscar fazer as coisas de formas simples, transparentes e colaborativas. Trata-se também de dar espaço para as pessoas contribuírem com ideias, melhorando processos, descomplicando, desburocratizando e fazendo mais com menos.

Hoje, podemos encontrar inúmeras ferramentas digitais e métodos ágeis que podem beneficiar a produtividade e a administração de equipes em teletrabalho, ajudando no controle, transparência e integração de todos profissionais, muitas delas disponíveis gratuitamente e que podem ser testadas para identificar se respondem as necessidades da empresa e usuários.

O artigo trata sobre a metodologia ágil, Scrum, que defende o planejamento adaptativo, trabalhando o desenvolvimento de ideias e produtos, com times auto-organizados e multidisciplinares, buscando a melhoria contínua e o desenvolvimento evolucionário. Será abordado também a ferramenta digital Trello que auxilia na organização e no planejamento das tarefas.

Fizemos uma breve análise de como a metodologia Scrum, que defende o planejamento adaptativo, o desenvolvimento de ideias e produto, com times auto-organizados e multidisciplinares, pode ser pode ser automatizada através de um site online e gratuito.

A cultura Scrum1 é um excelente exemplo que é utilizado por algumas empresas há anos, e, a exemplo da Kodex Express, utiliza constantemente a metodologia Scrum através do sistema Trello na sua rotina de trabalho. O formato desta ferramenta pode ser utilizado através de quadros ou painéis físicos assim como no formato de sistema (quadro virtual), o qual será abordado a seguir.

A cultura Scrum2 está presente na rotina de algumas empresas há anos, e, a exemplo da Kodex Express, também utiliza constantemente a metodologia Scrum no dia a dia de trabalho, mas através do sistema Trello. O formato desta ferramenta adapta os quadros ou painéis físicos para, em formato similar, quadros virtuais. Confira mais detalhes a seguir.

Modelo de quadro físico:

Modelo de quadro virtual Trello:

Tela de computador com texto preto sobre fundo branco

O Trello é apenas um dos vários outros sistemas utilizados para gerenciamento de tarefas e projetos. Não é necessário a instalação de nenhum programa, a ferramenta é totalmente online e gratuita no seu formato mais simples, tendo a possibilidade de incrementação de funções conforme a necessidade do usuário, sendo necessário apenas a criação de um cadastro para começar a usufruí-lo e testá-lo. O sistema permite que o usuário crie quadros com demandas, prazos e responsáveis de forma interativa, permitindo o time contribuir em tempo real em qualquer lugar que eles estejam.

Primeiramente, é fundamental entender o layout do sistema e como é a disposição das informações no serviço. O seu cadastro é composto por diferentes “Boards”, que são quadros que reúnem diversas listas e informações. Logo, ao fazer o login no site, você se depara com todos os “Boards” dos quais faz parte, podendo criar mais alguns.

Dentro dos cartões, é permitido escrever comentários, adicionar links, salvar anexos, determinar prazos e acrescentar imagens, especificando o assunto de cada um deles. A interface é especialmente útil para trabalhos em equipe. Os Boards podem ser compartilhados com qualquer pessoa que tenha cadastro no Trello, e os participantes podem ser marcados em múltiplos cartões. Por exemplo, é possível determinar as funções de cada membro da equipe de trabalho ao marcá-lo em um “Card” diferente, de modo que todas as pessoas daquele “Board” estejam cientes sobre em cada um está trabalhando no momento, sendo um ótimo jeito para monitorar o que todos estão fazendo.

Compartilhar conhecimento nos torna relevantes e contribui para que demais empresas possam encontrar caminhos para se adaptarem neste momento. Desejamos que as dicas possam contribuir de alguma forma para em cooperação enfrentemos as adversidades impostas por este momento.

Fontes de informação:
https://trello.com/pt-BR
www.scrum.org
www.tecmundo.com.br